Cómo pasar de un espacio de coworking a una oficina sin afectar la productividad

A medida que las empresas van creciendo y aumentan su nómina laboral, requieren de un espacio más amplio para dar una mayor comodidad a los trabajadores y mejorar su productividad. Es el momento de abandonar un lugar de coworking, que puede tener ciertas limitaciones, como menos espacio o poca privacidad laboral, y trasladarse a una oficina propia.

Es lo que le ocurre, principalmente, a las startups o empresas de reciente creación. Una vez se han superado las fases iniciales del negocio, las necesidades cambian y los trabajadores comienzan a requerir más libertad de movimiento, integración y comodidad, que lo que puede ofrecer un coworking.

Es una decisión compleja, ya que la productividad podría estar en juego mientras se realiza el proceso de mudanza. Por este motivo, antes de tomar la decisión, es importante analizar cómo se va a llevar a cabo ese traslado, sin que afecte a la rentabilidad del negocio ni la productividad de los trabajadores.

 

Dificultades de trasladar tu startup a tu propio espacio de trabajo

Antes de mudarse a un nuevo espacio de trabajo hay que tener en consideración diferentes factores. El primero de ellos, y que más preocupa a los trabajadores, suele ser la nueva localización. Si no se puede conseguir una zona céntrica, es importante que esté bien conectada a los servicios de transporte o que cuente con facilidades de aparcamiento.

La mudanza del mobiliario, documentos, equipo tecnológico, material de oficina y demás es también otra de las mayores dificultades. Es de suma importancia tomar medidas para proteger todo, prestando especial atención al material indispensable y más costoso de la empresa.

Incluso el coste asociado al alquiler de una oficina es un inconveniente si la cuota mensual fija supera los ingresos. Para una PYME que está comenzando a crecer puede ser un reto, por lo que una estricta evaluación financiera es imperativa. Hay que asegurar el pago de la oficina y los impuestos derivados de su actividad laboral en el medio y largo plazo.

 

Consejos prácticos para pasar del espacio de coworking a una oficina

Hacer la mudanza con tiempo

La mudanza de un negocio implica mucho tiempo, siendo recomendable llevarla a cabo con tiempo para no paralizar el trabajo de todos o reducir la productividad. Una alternativa es hacer la mudanza durante los fines de semana, días libres, días festivos o un período vacacional. Esto depende del tamaño del negocio y su horario.

 

Crear un plan estratégico

El plan estratégico consiste en comunicar, informar y participar en la mudanza. Los clientes, proveedores, distribuidores y empleados deben estar informados sobre el proceso, las fechas, la dirección, y los cambios a ejecutar.

 

Contratar los una empresa de mudanzas

Es difícil que cualquier persona por sí misma haga una mudanza de oficina. Existen empresas de mudanzas especializadas en negocios que atienden el proceso con mejores garantías. Así se trasladan los elementos y recursos con facilidad en el plazo estimado.

 

Ejecutar un presupuesto operativo

Las previsiones de una mudanza son importantes, por lo cual, se necesitan estimar los gastos de todo el proceso y las posibles emergencias. Algunos de los cálculos son sencillos, como el gasto operativo de la empresa de mudanzas. Para los gastos emergentes como un problema de fuga de gas en medio de la mudanza, se reserva un extra de dinero.

 

Contar con herramientas

No hay que olvidar el traslado de las herramientas de oficina, que son indispensables para la decoración o reparación del negocio.

Entre las herramientas destacan, un taladro para perforar las paredes y colocar cuadros o repisas, juegos de destornilladores como los de RS Components para armar y desarmar el mobiliario, cinta métrica para medir espacios, llave de fijación y de tuercas, cinta aislante que aísla la electricidad, entre otros.

Estas herramientas deben resguardarse en una caja especial para que no se extravíen durante la mudanza, ni después que estén en la oficina.

 

Invertir en material de embalaje

Mudarse de un coworking a una oficina sin detener la productividad del negocio es posible. Solamente es necesario invertir en material de embalaje adecuado para reducir el tiempo de mudanza y resguardar los elementos. Estos materiales esenciales son las cajas de cartón de diferentes tamaños, papel de burbujas, cintas de embalar, bolsas con cierre y etiquetas para identificar.

 

Hacer un embalaje inteligente

La organización después de una mudanza es lo más complicado. Por eso es indispensable tener todo ordenado incluso desde el momento en el que se almacena en las cajas, para colocarlo en la oficina de forma sistemática.

 

¿Por qué conviene trabajar en una oficina?

Compartir un espacio físico ayuda a consolidar la cultura corporativa y la comunicación entre los compañeros de trabajo y los clientes. La presencia y el contacto cara a cara puede ser mucho más efectivo y evitar la procrastinación, según la cultura de trabajo de la empresa. Además, el trabajo en equipo es mucho más fácil de ejecutar.

El coworking fue necesario para solucionar los problemas provenientes de la pandemia. Y, antes de eso, era un nicho atractivo para startups y freelances. Pero cuando cambian las necesidades y el modelo de trabajo de una empresa, también hace falta cambiar los espacios de trabajo.